Konsten att skriva ett anbud

När man håller på med upphandlingar är anbudsskrivningen alltid den mest utmanande delen av processen. Det gäller att lämna ett konkurrenskraftigt anbud som samtidigt är lönsamt för företaget att binda sig till.

Varje anbud man skriver bör anpassas efter kundens utvärderingsprocess och konsekvent följer alla instruktioner som upphandlaren kräver. Och detta betyder inte bara att det utformats på det sätt upphandlaren vill ha det utan även följer alla tekniska krav och ger en tillfredsställande lösning på upphandlarens angivelser. Som sagt är detta alltid en utmaning och många föredrar att ta hjälp utifrån för att få expertuppfattningar om hur ett anbud bäst bör utformas för att tilltala upphandlaren.

Vid utformningen är det smart att först ge en snabb överblick över vilka krav man uppfyller, och även om det finns några man inte uppfyller. Tydliggör sedan var i anbudet man beskriver exakt hur man uppfyller dessa krav. Finns det krav man inte uppfyller gäller det att motivera och dämpa betydelsen av dessa punkter.

Det gäller också att i anbudet visa en förståelse varför frågor och krav ställs och att i sina svar till dessa ge bra lösningar som tydliggör denna förståelse. Detta kan ofta ge en ett bra försprång i jämförelse med sina konkurrenter som endast fokuserar på att svara på frågorna. Se till att sammanfatta upphandlarens mål och hur ens egna lösningar hjälper dem att nå dessa mål. Se också till att så mycket som möjligt av de tekniska beskrivningarna i anbudet faktiskt skapar affärsnytta för upphandlaren.

Ett anbud måste även ha en strategisk fokus där man tydliggör varför upphandlaren ska välja just detta anbud. Detta blir extra viktigt i områden där man förväntar sig själv vara dyrare än sina konkurrenter. Av denna anledning är det bäst att inkludera ett value proposition istället för bara ett pris. Man bör även diskutera förväntade lösningar bland konkurrenter och varför ens egna lösningar är överlägsna.

Slutligen bör ett anbud vara koncist och välstrukturerat i sin presentation. Bristande grammatik, utdragna stycken och onödigt fackspråk är något man alltid bör hålla sig borta från. Se därför till att anbudet alltid korrekturläses och revideras vid behov.